ひとりでもはじめることができる
まずは、ひとりではじめることから。コミュニケーションの基本が「安心・安全」をつくる、と説いている。当然といえば当然だが、あいさつをしっかりすることからはじめる。オンライン会議では特に重要だ。
お互いを「さん」付けで呼び合うことも大切だ。上下関係を感じさせない言葉を使っていこう、と提案している。
「仕事以外の話をする」ことも必要だそうだ。コロナ禍でオンラインに移行し、コミュニケーションが減少した。サイボウズで行ったのは、「定例会議の最初の10分を雑談時間にする」ことだった。
また、オンラインだとなかなか雑談しにくいので、サイボウズでは、雑談する時間を他の会議と同じように、1回あたり30分から60分でスケジュールに登録して雑談しているという。「雑談は仕事の一環なので、業務時間に行ってください」と呼び掛けている。
文字のコミュニケーションも重要だ。ポイントを以下のように挙げている。
・ポジティブな言葉やお礼からはじめる
・「！」や顔文字を活用する
・丁寧語で書く
・1段落に5行以上は書かない。それ以上書いても2～3段落（15行以内）までにおさめる
次に、メンバーとして行動してほしいことを取り上げている。メンバーができることは、「事実を伝えること」「自分の気持ちを伝えること」の2つだという。
最初に指摘しているのは、苦手な仕事を割り振られないために、「自分の得意と苦手を把握する」ことだ。たとえば、Excelが苦手なら、それを共有する。すると、リーダーはその仕事を他の得意なメンバーに振ることもできる。
つまり、苦手を共有することが各自のストレスの軽減とチームの業務の効率化につながっていく。