人為的な誤送信メールをどう防ぐ？ 送信メールの保留40.9％、添付ファイルの暗号化33.2％、上長の承認制20.6％
Topic4（サイバーソリューションズの作成）
かたや、企業の中でメール誤送信を防ぐシステムを導入していることもあるようだ（n=428）。調査によると、「システム上の誤送信対策を導入している」は「71.5％」、「特にシステム上の誤送信対策は取られていない」は「28.5％」に留まった。
具体的なシステムを聞いてみると、「送信メールを一定時間保留した後に送信する」が「40.9％」、「添付ファイルを自動で暗号化する」が「33.2％」、「送信メールを上長が承認して送信される」が「20.6％」という結果になった。
サイバーソリューションズでは「導入していない企業は28.5％とおよそ3割で、これらの企業はメールの誤送信対策のリスクに十分備えられているとは言えず、これらの企業の対策導入が期待されます」と説明している。
最後に、サイバーソリューションズでは調査について以下のように総括している。
「Topic1と2から、電子メールの誤送信を経験したことがある割合は少ないものではなく、その中には『個人情報』や『会社が秘密にすべき情報』の送信など、重大な誤送信のケースも確認できました。誤送信の結果、Topic3から、取引先からクレームを受けたり、損害賠償の請求があったことも分かりました。このように、電子メールの誤送信は重大な問題となる可能性があるため、そのリスクは過小評価すべきではありません」
「電子メールの誤送信を防ぐうえで、従業員にいくら注意を促したとしても、人のミスを防ぐことには限界があります。そのため、システムで自動的に電子メールの誤送信を防ぐ対策の導入が有効です」
こうした調査結果を受けて、同社では以下のようなメール誤送信の対策として推奨している。
●添付ファイルの自動暗号化：添付ファイル付きのメールを、自動でパスワード付きZIPファイルに変換して送信する機能。
●添付ファイル分離配送：メールに添付して送信されたファイルがクラウド上のストレージに自動的に保管され、ファイルのダウンロードURLが受信者に送られる機能です。
●メール送信の一時保留：メールの送信を一定時間保留することで、誤送信を未然に防ぐ機能。
●多数に送るメールのBCC強制変換：メール送信でTOまたはCCに指定した件数以上のメールアドレスが含まれる場合に、強制的にすべての宛先をBCCに変換して送信する機能。
●上長承認/自己承認：メールを送信する前に、上長または自身が承認画面にてメール内容の再確認をすることで、誤送信を未然に防ぐための機能です。