相手が受け取るのは書かれた文字情報の時代
たとえば、プロジェクトがうまくいっていなくて自分の機嫌がよくない時、「他の仕事が大変で・・・厳しい顔をしていたらごめん」と一言伝えるだけで、相手も「機嫌が悪いのは他の仕事のせいなんだ」と許容してくれることもあったでしょう。このように、相手に直接、言葉で伝えるだけで場の雰囲気は変わるものです。
しかし、メールやチャットなどの文字のコミュニケーションだと、相手が受け取れるのは書かれた文字からの情報だけです。もしメールとは直接関係のない一時的な感情で、怒りにまかせてメールを送ってしまったら・・・それが相手に伝わります。
Rさんが他の仕事のことで機嫌が悪かったとして、それに関係ない人に怒りの感情が含まれたメールを送ってしまったとしたら、相手はいい迷惑でしかありませんよね。しかも、メールは相手が消さない限り残ります。
そこで、メールを作成する時は、感情を落ち着かせてから書きましょう。人間は夜にネガティブな感情になりやすいとも言います。本当に緊急な要件以外、夜に文章を作成するのは避けたほうがよさそうです。
送る前に以下のことを確認し、メール内容を読み返してから送ってみましょう。
・伝えたいことは何か？
・読みやすいか？
