過去の取引実績、あらためて確認しよう！
具体的な手順について説明しましょう。
まず、過去の受注台帳など社内に眠っている取引実績先情報、営業担当が個々人で持っている接触実績先の名刺情報等、現時点で動いていない眠っている情報を収集します。会社によっては受注台帳のような形式で整理されていなくとも、売上票、受注票あるいは発注書などの情報は必ず社内に存在しています。
それらを一覧にして、営業推進候補先リストとして整備するのです。どのぐらい古い情報が社内にあるかにもよりますが、実際にやってみると、現在の営業担当者全員が全く面識のない過去の取引実績先が、驚くほど多く出てくることもよくある話です。
取引実績に関する情報は、一般的には税法上管理の必要から、どこの企業でも最低過去７年分は保管されているはずです。経験から申し上げれば、それよりも古い情報も捨てられているケースの方が圧倒的に少なく（不要データを定期的に廃棄するような管理が定着しているような企業では、過去の取引先実績は既にしっかり活用されていることがほとんどです）、さかのぼること10年～20年分の取引実績が社内のどこかに紙データで残っていることも多いのです。これらは社内に埋もれた「宝の山」と考えてください。
取引実績情報がそろったら、次に各取引実績企業の基本データを整備します。必要データは、「正式社名」「本社所在地」「業種」「電話番号」「窓口部署」「担当者氏名（当時の）」「メールアドレス」「直近受注時期」「直近受注内容」を基本とします。不明な部分は空欄でかまいません。必要に応じて、これら情報に追加情報を加えていただて結構です。データはエクセル形式で保存しておけば、CSV形式での吐き出しが可能なので、将来的に市販の営業管理ソフト等を使う際にも汎用性が期待できます。
データの調査方法ですが、まず何よりも、現在その企業が存続しているか否かを調べます。一番簡単な方法は、ネットの検索エンジンで会社名を検索して、ホームページがあれば現存、なければいったん保留先とします。現存先は、ホームページから先の基本データをわかる範囲で埋めていきます。名刺情報も同じく、存続確認をして、ホームページでデータの補完をします。
