日本人は会議好きです。以前、勤務していた会社では、1日の6～7割は会議によって占められていました。
ところが、ムダな会議であっても、会議を開催した事実が積み重なると、「仕事をした気分になる」から不思議なものです。非効率的な会議に出席しても成果を望めません。なにか、いい方法はないものでしょうか？
「期待以上に部下が育つ高速会議」（沖本るり子著）かんき出版
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会議とミーティングは違う！？
「ミーティング」と「会議」の違いとは？
ミーティングや会議は、私たちの日常にあふれています。どんな組織でも、毎日のように共通して行われています。しかし、両者の違いを説明できる人はいないと思います。
著者の沖本るり子さんは、
「企業では、クレーム対応会議、営業会議、商品開発会議、経営企画会議などといったさまざまな会議があります。お客様との打ち合せや商談もありますよね。意味合いが同じようなものが多くあります。ただ、企業によって内容や、話し合いの進め方などで、使い分けて命名しているかもしれません」
と言います。
そして、
「広辞苑で調べるとミーティングは『会』『会合』『打ち合せ』です。会合として評議することです。何かを決めるため、集まって話し合うことであると解釈できます。つまり、『ミーティング』と『会議』の違いは、決めることがあるかないかの違いなのです」
と説明します。
――沖本さんは、決めることがない場合は「ミーティング」、最終的に決めることがある場合を「会議」と定義します。
お昼の軽い打ち合せを「ランチミーティング」とも言います。言葉の違いとはいえ「ミーティング」と「会議」には明確な違いがあるようです。
「会議では、本来、議論が活性化していれば脳が覚醒する場です。会議の時間はゆっくりとまったりとした、休息、睡眠をとる時間になる、などということはならないはずです。ところが、講演会やセミナーで『会議と聞いて連想する言葉は』と質問すると、必ず出てくるのが『一方的な話で眠い』という回答です。 会議で眠くなるとはどういうことでしょうか？ 眠くなる会議でよくあるのが、資料を読み上げるという一方的な報告ばかりの会議です。しかも、事前配布している資料を読み上げるだけなので内容は苦痛な朗読会と同じです」
沖本さんは厳しく、そう指摘します。
眠くなる会議とはどのようなものか
さらに、データのみの分厚い資料だとさらに苦痛が増してきます。発表者の声のトーンも一本調子で抑揚がなければ、それは子守唄になってしまうでしょう。
「私が、A4サイズの企画書を1～2枚にわかりやすくまとめてお客様に提出しようとしたところ、複数の方から『まとめずに分厚くお願いします』といわれたことがあります。そんな資料は誰も読まないと思うのですが、『分厚くあれば安心』という変な意識があるのです。これだから、資料作成ばかりに時間がとられてしまうのです」
と、沖本さん。
「こんな資料の読み聞かせをする『会議』では、会議の印象が悪くなってしまうだけ。このような会は『報告会』と名称を変えましょう。会議といってはいけません」
と断じます。
ほかにも、だらだらと一方的に話が長い「演説」みたいなものもあります。これは会議ではなく「演説会」です。
「会議の目的は『課題解決』です。起きてしまったことを追求するのではなく、将来の課題を設定し、かつ解決策を含むからです。この『課題解決』を、自分ごととして捉えなければ、成果が高まることはありません」
参加意識の高い会議にするには、やり方にコツがありそうです。リモートによるミーティングや会議が増えているからこそ定義を見直してはいかがでしょうか。参加者が眠くならない「ミーティング」と「会議」を開催したいものです。（尾藤克之）
