新型コロナウイルスの感染拡大によって、オンラインでのビジネスが活発になっています。一人で黙々とパソコンに向かって仕事をこなすテレワークですが、もう慣れたでしょうか。
今回はもう一歩進めて、オンライン会議の際に、気を付けたほうがいいことや心がけるといいことを、私の経験を交えてお伝えします。
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「うなずき」や「目線」は重要です
「二つある」音は要チェック！
まずは当然のことですが、身だしなみですね。モニター越しですので、スーツやジャケットを、ビシッと決める必要はないですが、顔が全面に出ますので、髪型には注意しましょう。
私は気合を入れるためにも、商談のときには上下スーツにネクタイをして臨むようにしています。やっぱりシャキッとするのでオススメですよ。
また、画面のどの位置に顔が映っているのかを、きちんと確認するようにしましょう。会議が始まってから、顔の位置を調整していると、会議に集中できなくなります。
次に、音。音には二つ、あります。一つめは、声を聞くときの音です。ふだんパソコンで音楽や映像を流している方であれば、問題はないのですが、メールや資料作成、ネットでの情報収集のみで使っている場合ですと、音がミュート（弱音）になっていることがありますので、オンライン会議に繋げる際に確認するようにしましょう。
二つめは、自分自身の声です。こちらも、パソコンのマイクの設定がオンになっているかをきちんと確認するようにしましょう。ほとんどのパソコンはデフォルトでオンになっていると思います。ここまでは自身の端末設定ですので、事前に準備しておくようにしましょう。
「うなずき」はオーバーリアクションがちょうどいい
では、実際のミーティングで、気を付けなければならないことをお話しましょう。まずは、マイクのミュート設定の方法を確認することです。
すでにオンライン会議をやってみたことのある方はわかると思いますが、周囲の音が会議に入ることもあります。家族がいる場合は、子どもが遊んでいる音や掃除をしている音、さらに窓の外に大きな道路があった場合は、クルマが通過するときの音が入ったりします。
こういった雑音は、人数が増えれば増えるほど大きくなり、結果、発言者の声が聴きとりにくくなってしまいます。
自分の端末のみをミュート設定にしても、他の人の雑音が入ってしまうと、発言者の声がクリアに聞こえず、聞いている方も、発言している方もストレスがかかってしまいますので、参加者の全員が意識的にミュートにするように心がけましょう。
4人以上でのオンライン会議のときには必要ですね。
ただ、ミュート設定の場合に気を付けるべきことがあります。
当たり前ですが、設定した側の音は相手に伝わりません。
人の話を聞いているときに、「えぇ」とか「はい」と言った言葉は、相手の話を聞いていますよとか、理解していますよといった合図（相槌）になります。
しかし、この合図（相槌）がミュート設定の際には伝わらないのです。
そうなってしまうと、話し手は、理解していないのではなかとか、納得していないのではないかといった感じがするので、話していて不安になってきます。
その場合、合図（相づち）と同じ効果のある「うなずき」を、意識的に使うことで、理解していることや、納得していることを伝えることができます。
ここでのポイントは、相手の画面に映る自分の顔が小さく表示されていることがあるので、「うなずき」はオーバーリアクションぐらいが丁度いいということを覚えておいてください。
実際の会議でも、「うなずき」や「目線」は重要です。スマホを操作したり、他の作業をしたりしないですよね。もちろんオンライン会議でも、そのようなことはしないようにしましょう。
これでオンライン会議は、うまくいくはずです！（久原健司）