新型コロナウイルスの感染拡大によって、オンラインでのビジネスが活発になっています。
「オンライン打ち合わせ」「オンライン会議」が多く行われるようになった状況のなか、すでにテレワークの方は、初めての際には接続がうまくいかなかったり、カメラや音声が届かなかったりと、かなり苦労された方も多かったのではないでしょうか。慣れてしまえば、どうってことのない問題が多いのですが、慣れないと仕事が進められないため、焦りやイライラも覚えたことと思います。
そこで、これからテレワークを始めないといけないという方に向けて、事前に準備しておいたほうがいいことや注意するべきことをお伝えします。
いわば初心者編ですが、「わかってる」「知ってるよ」というアナタも、勘違いしていないか、誤って覚えていないか、ご確認を......。
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テレワーク、どうしてサクサクいかないのかな……
これがなければ始まらない！
まず、なんといってもパソコンです。スマホでも大丈夫ですが、スマホは外出時や移動中で仕事をするには便利ですが、自宅やカフェなどで腰を据えて仕事をするには、当然ながらパソコンのほうが便利に感じる方は多くいると思います。
テレワークに移行する企業の多くは、おそらくノートパソコンを支給してくれると思いますが、もしご自身で購入する場合は、いくつか注意すべきことがあります。
【その1】 そのパソコン、カメラがついていますか？
使用するオンライン会議ツールが推奨するスペック以上のパソコンを購入してください。安いからと、スペックの低いものを購入してしまうと、カメラがついていなかいこともあるので注意しましょう。追加で購入しようとしても、最近は商品が品切れしていてすぐに買えない場合もでてきているようです。
購入前に使用するオンライン会議用のツールの確認と推奨するスペックは確認してから購入しましょう。
【その2】 最新のソフトウェアが搭載されていますか？
次にソフトウェアの確認です。Windowsの場合は、Windows Updateを行い、その他に使っているソフトウェアに関しても、最新の状態に保つことがとても重要です。
セキュリティソフトに関しても、インストールしているから大丈夫というわけではなく、セキュリティパッチについても最新のものが入っていることを確認しましょう。
プログラムに脆弱性やセキュリティホールなどが発見された際に、それらの問題を修正するためのプログラムも必要です。公開されたソフトウェアで発見された問題点や脆弱性に対して、これらの不具合を解決してもらいます。
サクサク仕事を進めるには「回線速度」が大事
最後に確認するのは、「ネット回線」です。こちらは回線速度が足りていないと、画面がカクカクしたり、オンライン会議を行う際に不具合が発生したり、双方で大きなストレスを感じてしまうと問題を抱えてしまいます。
こちらも使用するオンライン会議のツールによって、推奨される回線速度があるので、利用する前には１度、回線速度を確認してみましょう。
回線速度の計測方法は簡単！ インターネットで「回線速度測定」と検索してみれば、いくつかのサイトで計測することが可能です。おおむね２Mbps（Mega bit per second＝メガ ビット パー セコンド）以下である場合は、少しストレスを感じてしまう可能性がありますので、一つの指標としてください。
回線速度が遅くなる原因はさまざまありますが、賃貸契約のマンションやアパートなどで無料のWiFiを使っている場合は、回線を分け合うことになりますので、一時的にかなり遅くなってしまう可能性があります。こうした場合は、個人の対策ではどうしようもない場合も多いので、個別に契約するようなことになります。
また個人で契約した場合でも、回線速度が遅い場合はどこに原因があるかを突き止めて、対策を行う必要があるのですが、まずはネット回線の事業者に問い合わせることをオススメします。
ここまでそろえば、基本的に環境は問題ないはず。ただ、もっと快適にテレワークをするのであれば、他にも準備をしておくと便利なものがあります。
最後にいくつかご紹介します。一つめは、ヘッドセットです。一人で行う場合は、会議の内容が外へ漏れないように、ヘッドセットを使うことや、マイクの感度が悪くて、相手に声が聞き取れない場合もありますので、そんな時にヘッドセットは有効です。髪型が崩れるのがイヤという人は、イヤホン型もありますので探してみてください。
二つめはライトですね。実際に作業を行う場所によって違うのですが、顔が真っ暗に映ってしまうと、印象が少し悪く感じてしまう場合があります。日中は明るい窓側を向いて行うと、顔色が良く見えるのですが、後ろに移り込む部屋の状況を考えたり、そもそもあまり日当たりが良くない部屋だったり、日没後を考えた場合は、ライトがあるととても便利です。
これでテレワークの準備は万端！ 次回は、オンライン会議をする際に、気を付けることや心がけるといいことをご紹介します。（久原健司）