会議運営のセミナーを定期的に開催しています。私の経験から申し上げて、会議運営に関しては下手な会社が本当に多く、先日も中堅、中小企業の管理職クラスの方々に多数お集まりいただき、開催させていただきました。
私はこの手のセミナーでは、最初に挙手で皆さんの具体的なお悩みをうかがうようにして、できる限り参加の皆さんの具体的なお悩みに一つでも多くの解決ヒントをお渡しできるようにと考えて運営をさせてもらっています。
今回も参加者から出された会議運営に関するお悩み事ベスト3は、次のようなものでした。
1位 社長はじめ上席者の意見が強く独壇場になりやすい
2位 席上の意見が出ない
3位 なんのための会議なのかわからず、結論が見えない
とりあえず、一般論的にこの会議お悩み事ベスト3の対応策を、述べておきます。
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もしかしたら、空回り？ 社長の「リーダーシップ」は大丈夫か！
情報交換と称した雑談の時間が過ぎていく......
まず、3位の「なんのための会議なのかわからない」というのは、言ってみると会議の形骸化です。たとえば部長会議という名前の会議が開催されている場合、全部長が集まって会議を毎月一回開いてはいるものの、書面報告でも問題ないような各部報告に終始しているとか、あるいはこれといった議題もなく情報交換と称した雑談のような時間が過ぎていくとか――。これらが比較的ありがちなシチュエーションではないでしょうか。
この場合、欠けているのは「会議の目的」の明確化です。その会議がなんの目的をもって会議として成立しているのか、それをしっかりと定義して参加者で共有する必要があります。
たとえば前向きな議論の場としては、「業績の伸展に向けて、全社的な課題に対する解決策を協議する」とか、「経営層から指示のあった経営課題に関して、部間を越えた対応策を探る」などが考えられます。長年恒常的に開催されている会議でも、「会議の目的」をしっかりと定義し、常に共有することが会議を有効たらしめるためには重要です。
一方、「結論が見えない」というのは、毎回の会議での着地点が見えないということであり、これは「会議各回の目標」が明確化されかつ共有されていないということに他なりません。
「会議各回の目標」は開催前に、必ず主催者から提示されるべきものであり、たとえばその日の会議が「有効な意見を多数出してもらう」ことが目標なのか、「意見を集約して会社としての方針案を決定する」ことが目標なのか、その明確化と共有が必要なのです。
それがないと、参加者それぞれが勝手に思い描いている目標にそって意見を出すことになり、議論が噛み合わずに収集がつかずに終わってしまうということになってしまいます。会議における「目的」と「目標」は必ず明確化して、参加者で共有する必要があるわけです。
