前回のパート4「信頼される社内文書づくり」に続き、ビジネス電子本『これで書ける！ビジネス文書』（ジェイ・キャスト）のパート5「『会社の顔』としての社外文書づくり」の冒頭部分を紹介する。
出し手の会社の「正式な発言」とみなされる
（第1節）利害の反する人が読み手だから
仕事をスムーズに進めるためには、多くの人々の協力が必要です。協力を得るには、まず、 あなたの意見に賛成してもらわなくてはなりません。ところが、社外の人々となると、あなたと利害が相反する場合が多いでしょう。だからこそ、「メリコの法則」の一つひとつが社内文書よりも一層重要になるのです。
（第2節）社外文書の短所と長所
電話やパソコンのメールなどと違って、文書（手紙）では双方が同時 (interactive)に話し合うことができません。ですから、急ぎの話し合いには不向きです。それが、文書の短所です。一方、言い間違い・聞き間違いや、言い忘れ・聞き忘れが激減して、「証拠」が残ります。それが、文書の長所です。
（第3節）文書は会社の正式な発言
社外文書の特質は、
1：失言、言い間違い、言い忘れが未然に防げる
2：口では言いにくいことでも表現できる
3：双方に証拠としての記録が残る
4：文書の受け手に「正式」な印象を与える
などです。
なかでも3と4の特質から、社外文書はいつも、出し手の会社の「正式な発言」とみなされるのです。
（第4節）何回も読み直し、書き直しを
あなたの書いた文書が相手に正しく伝わるかどうか、何回も読み直し書き直し（推敲）をしましょう。その際、「メリコの法則」がチェックポイントになります。伝えたいことが、「リ」理解しやすく表現してあるか、「コ」好感を持って受け入れられるか、「メ」目立って記憶されるか、受け手の身になってチェックしましょう。
（第5節以下、パート5の続きは電子書籍で）
＜J-CAST BOOK電子ビジネス本『これで書ける！ビジネス文書』2013年Kindle版から＞
