日々の仕事に欠かせないビジネスメール。頻繁にメールを確認し、素早い返信を心がけている人もいるだろう。一方、定期的なメールチェックで仕事が中断されるどころか、ストレスのレベルまで上昇する、との調査結果もある。押し寄せるメールの波に呑まれず、上手に時間を使うにはどうすればいいのか？
メールチェック「1日10回以上」が最多、42％超
メール、チェックしないと…
メールチェックの頻度は、どのくらいが「普通」なのか。一般社団法人日本ビジネスメール協会（東京）が、仕事でメールを使う男女1422人に聞いたところ、メールの確認頻度は「1日に10回以上」（42.33%）が最も多かった。次いで「1日に4～9回」（33.83%）、「1日に2～3回」（18.57%）となっている。4割の人は、1時間に1回以上、メールボックスを開いているようだ（2014年8月4日公表、方法はWebアンケート）。
一方で、メールの返信が遅れてしまうことが「よくある」（8.58%）、「たまにある」（64.14%）と答えた人は7割に達した。多くの人は、頻繁にメールをチェックしながら、しばしば返信を先延ばしにしてしまっているのかもしれない。その理由は、「すぐに結論が出せないから」（69.25%）が最多。「返事は後で考えよう。でも、早く返さなければ」という状態は、大なり小なりストレスの元になるだろう。
ニュースサイト「AFPBB News」が報じたカリフォルニア大学などの研究（2012年5月13日配信）によると、仕事中にメールを定期的に「確認しない」人は、「確認する」人と比べてストレスレベルが低かったそうだ。また、メールを見ないだけで生産性や集中力がアップする上、仕事中にストレスを感じた時には「メールソフトを終了するだけで気分が落ち着く」というから驚きだ。
メールソフトを閉じるだけでリラックス効果があるとすれば、ぜひ取り入れたい。が、「重要な事案に気づいていないのでは」と、新たな不安の種も生まれそうだ。一体、どのタイミングでメールチェックするのが良いのか。
