新入社員が社会人として最初に指導を受けるもののひとつが「ほうれんそう」、すなわち報告、連絡、相談だ。経験が浅いため、担当業務ではひとりよがりにならず先輩や上司と頻繁にコミュニケーションを図る必要がある。
だがしばしば、「ウチの新人は『報連相』ができていない」との嘆きが聞こえる。話をしに来ない、メールの返信も送られてこない、といった具合だ。とはいえそれは、部下の怠慢だけとは言い切れないかもしれない。
上司が「自分で考えろ」と突っぱねた
新人研修のメニューには大抵「報連相」の講習が含まれている。言葉づかい、名刺の渡し方、電話の掛け方と受け方などと並んで、ビジネスマナーの基本項目だ。それだけに、徹底されていないと先輩社員らから「アイツは報連相がなっていない」とダメ出しをされてしまう。
インターネット掲示板には、「勝手に自己判断してミスをする」「おどおどした態度で、報連相ができない」と新人への愚痴が並ぶ。一方で新人たちにも言い分があるようだ。「発言小町」2013年7月18日付に、こんな悩みが投稿された。
上司から報連相の不徹底を注意された。本人もその重要性は認識しているという。できていない理由は「引っ込み思案な性格」に加えて、報連相をする際に「上司が嫌な顔をしたり、忙しくピリピリした雰囲気を醸し出される」ことがあり、切り出しにくいそうだ。さらには「今それ話す必要がある？」「自分で考えろ」と突っぱねられるケースもあったと明かす。
確かに新人にとっては、年長で目上の上司の席に話を持っていくのですら「一大決心」だろう。その気持ちを汲まずに、自分の都合だけで追い払うような態度をとっては相手をビクビクさせ、報連相をやりにくくさせるかもしれない。この投稿に対しては「何でも話しやすい環境をつくるのも、上司の務め」と賛同する人や、「上司も人間。忙しくてカリカリしているときは余裕がなくなるでしょう」と、必ずしも上司の責任ばかりとは限らないという人もいる。
「こういう時はこれで連絡して」と示す
ネット関連事業「はてな」で広告営業、事業開発に従事する「Swatz」こと諏訪友彦さんの11月26日付のブログでは、報連相の手段の選択について取り上げている。ここに「新人のつまづく原因」を見いだしているのだ。
少人数の組織なら別だが、仕事の複雑化やツールの多様化で、今では口頭で報連相を済ませられないケースがほとんど。伝える方法でもメールや電話、グループウエア、「スカイプ」のようなインスタントメッセージ、チャットと選択肢が多い。ここから最も有効なものを選び出すのは、新人にとって至難の業というわけだ。
空気を読む若手は「今、忙しそうだから」と上司に声をかけるのをためらってしまう。だが上司からすると、下手に先読みされて報連相がおろそかになり、ミスにつながっては一大事だ。解決法としては、上司から部下に「こういうときはこれで連絡して」と示しておく。「作業中は集中しているのでスカイプやメールで送って」「緊急だったら直接声をかけていい」と指示する。「丁寧すぎるくらいでちょうどいい」というのだ。
先の事例のように、「上司に報告に行ったらイヤな顔をされた」となれば新人は余計に委縮する。逆に上司の側から歩み寄り、最適な方法を提示しておけば行き違いは起きないはずだ。こうして相互関係が築かれていけば、部下にとっても「話がしやすい上司」とますますコミュニケーションが円滑になるだろう。
