言葉には「読む」「書く」「聴く」「話す」の4要素があるが、中でも「書くこと」はビジネスにおいて非常に重要だ。大事な内容を口頭で済ませるわけにはいかず、文章によって読み手を納得させる技術をつけなければならない。
英語圏では日本に比べ、この点が非常に重視されている気がしてならない。そこで今回はビジネスレポートの書き方について、私の経験を交えて書いてみたい。
「5つの形容詞の１つを書け。例外は認めない」
結局、良いのか悪いのか、結論を先に言って欲しい
私がバンク・オブ・アメリカの審査部にいた時の話だ。審査部は顧客企業の分析レポートを書くのが仕事だが、当時銀行内には「審査レポートの書き方マニュアル」というものがあった。数百ページの大部のもので、世界中のオフィスで使われていた。
今でもはっきり覚えているのは、「企業の審査レポートを書くときは、各項目（収益力、流動性…等々）の分析の冒頭に、次の5つの形容詞（句）の1つを書け。例外は認めない」という個所だ。
Very strong（非常に強い）／Strong（強い）／Moderate（まずまず）／Weak（弱い）／Very weak（非常に弱い）
この中のひとつを最初に書くことで、良いのか悪いのか普通なのか、という結論をはっきり示せ、というものだ。
なぜこんなやり方を強制しているのか。最大の理由は、重要なポイントを最初に書けば、他を読み飛ばすことができるためだ。読者は忙しく、必要な情報をできるだけ手短に知りたいと思っている。逆に、結論がレポートの中に埋もれていると、読み進めないとポイントが分からないので非効率だ。
結論を先に書くことによって、レポートの「論旨」もはっきりする。最初に「非常に良い」と結論づけると、その後は、なぜ非常に良いのかを説明しなければいけない。分析に良い点・悪い点どちらもすべて勘案するのは当然だが、結論がまず示されることで全体の方向感が生まれる。
「あとは読み手が判断して」では意味がない
なお、5つの形容詞（句）は、それぞれどういう規準で使うべきかの「使用法」「定義」がマニュアルで明確に決まっているので、読み手は形容詞を見れば相対的・絶対的評価が分かる。「かなり良い」とか「ずいぶん悪い」とか言われても、その言葉の定義がなされない限り、どう判断すべきかわからない。
一方、経験の浅い日本人はこんなレポートを書いたりしがちだ。
「Ａ社の売り上げは前年度比XX％のアップだった。アジア地域での売り上げが好調だったためだ。一方で経費もYY％アップした。その結果、経常利益はZZ％ダウンした。しかし株式の売却のため、特別利益がXX億円あり…」
このような事実は分析の材料として大事だが、それだけ書かれても、読み手がどう判断すべきかが分からない。料理人が食材の用意だけをして「あとは食べる方がご自由に料理してください」と言っているようなものだ。
こういう書き方をする人に「この会社はどうですか？」と聞くと、「これこれの良い点がありますが、これこれの問題点もありまして…」などとダラダラ言われて、結局、全体として良いのか悪いのかを知ることができなかったりする。
あるいは逆に、「この会社は親会社の丸抱えなので、まず潰れることなんてないんですよね」などとサラッと言われたりする。そんな重大なポイントがあるのなら、ちゃんとレポートの最初のほうに書きなさい！
小田切 尚登
