2000年前後に起きたとされる「IT革命」以降、オフィス内では急速にフル・デジタル化が進んでいます。ボールペンや鉛筆を握りしめ、書類作成に汗をかいていたのも今は昔。オフィスの主役は、いまやパソコンです。キーボードを叩く音が幾重にも響き渡り、プリンタが止めどなく紙を吐き出す。
オフィスは、名実共にIT革命の主戦場となりました。ところが、革命がわずか10年足らずのうちに進行してしまったため、笑うに笑えないトラブルにも事欠かないようです。
課長と部長がソフトの使い方を覚えようとしない
先日も、こんな話を聞きました。
ある会社の営業セクションでは、上司への報告や営業同行の依頼などを効率化するため、ウェブ対応のスケジュール管理ソフトを導入しました。外回りをしていても、端末からインターネット経由でアクセスさえすれば、自由に書き込んだり、内容を読んだりできるというアレです。
会社側は、ペーパーレスが進むことでコスト削減はもとより、環境に配慮するイメージもアップして良い、口頭でやり取りしているより時短にもなる、と満足気でした。3年程前のことです。
ところが、目に見えたペーパーレスの効果もなく、また時短にも繋がっていません。その理由を、女子社員がこっそり明かしてくれました。
「40代の課長とその上の部長が、ソフトの使い方をまったく覚えようとしないの。社内でミドルを対象にしたパソコン研修もしてるんだけど、使おうとする気がないから、ぜんぜん覚えてこないのよ」
とどのつまり、スケジュールソフトの画面を一日に2回ほど定期的にプリントアウトし、課長と部長に見てもらっているそうです。
性急な「IT化」のおかげで、かえって残業が増えた
さらに困ったことに、上司はプリントアウトした紙に指示や返事を書いてしまうので、事務の担当者がスケジュールソフトの画面上に打ち込み直すか、各営業担当がスケジュールソフトに打ち込んだ自分のリクエストの確認のためだけに帰社するか、電話で連絡しなければならないのだとか。
「いちいちプリントアウトしたり、打ち直したりするのは私たち。不景気とスケジュールソフトの導入で採用も控えていたから、以前よりも忙しくなちゃって残業は増えるし、ストレスがたまる一方よ！」
事情を知った若手営業マンからは、「いっそのこと、前と同じように印刷したスケジュール表とホワイトボードに、直接書き込むやり方に戻した方が良いのではないか」との声が出る始末。
ITやデジタルに人を合わせるのではなく、人を中心にITやデジタルの配置、導入を計画する。もはや、言われ尽くされたことではあります。
ITがこれからの産業の柱になるのはわかっています。しかし、あまりに性急に事を進めてしまうと、かえって生産性が落ちる危険があるという教訓でしょう。
井上トシユキ
