働き方改革に向けた「業務の『見える化』」
省庁をより良い政策作りの場にしていくため、まず着手しているのが「働き方改革」。それ自体は省庁単位で進んでいるが、省庁によって進展に差がある。プロジェクトを通じ、省庁横断で働き方改革をしたい考えだ。
働き方改革を重視する理由は、「入省以来『バックオフィス業務が多い』と思っていました」と、日々の業務で感じていた疑問が発端となっている。
「試行的に1～3年目の若手職員に10月、業務に関するアンケート調査を実施しました。すると、全体で見ても1週間のうち6割の時間をバックオフィス業務に使っていたことが分かりました。その多くは総括業務と庶務業務が占め、直接の政策立案につながらない業務が多くなっていました。
もっとテクノロジーを活用し、省力化できる業務が多いのではないかと思いました。なぜこんなに長時間労働しているんだろうと漠然と思っていましたが、実態が見えてきました」（上田さん）
アンケートを取った職員は、残業時間も上半期平均で1か月89時間。ピークの5月は103時間だったという。新型コロナウイルスの対応に追われ、朝8時に始業して深夜2時ごろまで働くケースもあった。コロナ対応をきっかけに、省庁におけるデジタル化の遅れを痛感したメンバーもいたという。
ただ、回答者は若手職員13人。今後はまず省庁全体で正確な実態を把握するため、広範な労働実態調査を行うべきだと考えている。
「業務を『見える化』するのが大事だと思います。今回のアンケートは入省1～3年目でしたが、範囲を広げ、職種・階級別に業務ごとの所要時間を把握することが必要不可欠と思っています。
調査の方法も工夫する余地があります。今回私たちは、協力してくれる方々に手書きで30分ごとにどんな業務をしたのか記録してもらいました。詳細な行動記録を調べるには限界がありました。民間企業では、働く方の後ろにストップウォッチを持った調査員が待機し、何に何分かかったかを細かく記録する方法も取られています。そうした手法を用いることも検討すべきと思っています」（上田さん）
「見える化」ができたら、次は「業務の整理」をしたい考え。（1）必要性の低い業務＝廃止（2）必要性は高いが、職員以外でもできる業務＝タスクシフト（3）必要性は高く、職員が行うべき業務＝省力化――という整理だ。
（1）の例としては官邸での会議資料、国会答弁者の手持ち資料のペーパーレス化、（2）は定型業務の外部委託、雇用条件向上による事務処理能力の高い人材の採用、（3）はフォーマット化やクラウド化による発注・提出作業の効率化、などをそれぞれ挙げる。