三井住友信託銀行とみずほ信託銀行が請け負った株主総会の事務作業で、株主から届く議決権行使書の集計の誤りが大量に発覚した。過去10～20年、期限までに郵送されていた書類の一部を無効と扱っていたもので、誤集計は2020年だけで国内上場企業の3割を超える1346社に達する。
両行は議決結果が覆るような影響はないと説明しているが、金融庁は、両信託に対して法律に基づく「報告徴求命令」を出し、詳しい経緯や原因などを報告するよう求めた。株主総会という企業統治の根幹にかかわる不祥事だけに、日本資本主義の信用は大きく傷つけられた。
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日本株主データサービス公式サイト
「ずっと気付かずに続いてきてしまった」
なぜ、こんな非常識なことが起きたのか。この集計実務は、両行が折半出資する子会社「日本株主データサービス」に再委託していた。同社は、総会が集中する繁忙期に集計作業が滞らないよう、郵便局との間で「先付け処理」という配達方法の調整をし、行使書に限って、本来の到着日より1日早く受け取っていた。行使書は到着期限を当該企業が定めており、本来なら期限の翌日に届く行使書が、「先付け処理」により、期限内に届いていたというわけだが、これを「期限後到着」として処理、つまり行使を無効と扱っていたのだ。
しかし、民法97条は「意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる」と定めており、郵便物の場合、郵便受に投函されたり、本人の住所地で同居の親族などが受領したりした場合にも到達があったと解釈される。「先付け処理」であろうとなかろうと、届いていれば有効な意思表示とすべきだということだ。
三井住友信託は9月24日の会見で、現場の長年の慣習として行われてきたとして、「法務部門は知らなかった事実で、（違法性について）ずっと気付かずに続いてきてしまった」と釈明したが、批判は避けがたい。