オープンソースの無料オフィスソフト「OpenOffice.org」を利用してきた山形県が、2014年度中にMicrosoft Officeに切り替えることがわかった。マイクロソフトが2013年9月4日に明らかにした。
2011年に都道府県では初めてOpenOffice.orgを正式に導入して、先進的な取り組みとして注目されてきた同県だが、どうしてマイクロソフトオフィスを再導入することになったのか。
共用PCを使うために順番待ちに
マイクロソフトによると、山形県は2002年に職員1人1台のPCを導入した際に、Windows XPとOffice XPを採用。2011年にOffice XPのサポートが終わり、セキュリティ更新プログラムが更新されなくなるのを機に、オフィスソフトをOpenOffice.orgに切り替えていた。
OpenOffice.orgを導入した当初の目的は、Microsoft Officeのライセンス料金が不要になることによるコスト削減に加え、メーカー主導でのファイル形式に頼らず、公共機関としてドキュメントの永続的を担保するためだった。OpenOffice.orgは、Open Document FormatやPDFなどの汎用的なファイル形式での保存に対応している。ほとんどの職員はこのソフトを使用し、Microsoft Officeのライセンスは一部を残すのみで、MSソフト用のビューアーの配布も行っていた。
ところが、2年近く運用を続ける中で互換性の問題が浮上した。民間や国、ほかの自治体などから送付される Microsoft Officeのファイルをビューアーやオフィスソフトで閲覧すると、書式やレイアウトなどが崩れてしまう事例が多発。手作業による細かな修正を行う頻度が予想よりも高く、Microsoft Officeを残していた共用PCを使うために順番待ちになることもあったという。
そこで解決策として検討したのが、Microsoft Officeの再導入だった。Microsoft Office 2007 以降では、PDFやxml、Open Document Formatなどの形式でファイルを保存することが可能になり、永続的な活用に向けて進化していることから、庁内のPCにMicrosoft Officeを順次導入することを決定した。最終的には全庁的に利用可能な環境を整えていく。
自治体でのOpenOffice.orgの導入は、2000年代後半から広がり、福島県会津若松市や北海道深川市、愛媛県四国中央市など、複数の団体で利用されている。これまで高知県のようにOpenOffice.orgの使用を検討して見送るケースはあったが、山形県のように正式導入してから、再度Microsoft Officeへ切り替える自治体は珍しい。