業種、職種を問わず多くの人が、日々の仕事でＥメールを使っていることだろう。電話と違って相手の都合を問わずに送ることができ、記録も残るので「言った、言わない」のトラブルになりにくい。
ところが、この便利なＥメールが「時代遅れ」となり、5年以内には「別のツールに置き換わる」という説があるという。本当にそんなことがあるのか。
「誤送信のリスク」「属人化」など問題山積
Ｅメールがスレッド式掲示板のように使えるなら、それもよい？（画像提供：サイボウズ）
Ｅメールは、ちょっとしたあいさつからデータの送付まで手軽に使える。電話や郵便しか手段がなかった頃に比べると、効率的に連絡ができるようになった。
一方で、何でもＥメールで送られてくるので、メールボックスが散らかり放題の人もいる。米企業の管理職には、1日の受信数が1000通を超える人も少なくないそうだ。
また、「誤送信による機密情報流出のリスク」「大事なメールを見落とすおそれ」「メールのやり取りが属人化して後任に引き継げない」「添付ファイルの容量に制限」などといった不満を持つ人もいる。
もちろん、宛名は細心の注意を払って入力すればいいことだし、業務の引継ぎにはメールを印刷するか転送すればいい。重いデータは別の格納サービスと組み合わせれば済む。そんな人には「Ｅメール消滅説」はピンとこないだろう。
しかし、米人材紹介会社のロバート・ハーフ・テクノロジーが、従業員100人以上の米企業のCIO（情報システム担当役員）1400人を対象に調査したところ、現在企業内で使われているＥメールが5年以内に「企業向けSNS」に置き換わると予測した人は54％にのぼったという。
実際、米国ではSharePoint、Chatter、YammerなどのビジネスSNSの利用者が増えているというが、どんなメリットがあるのかよくわからない。そこで、日本語のグループウェアを開発するサイボウズの大槻幸夫氏に話を聞いてみた。
「Ｅメールではデータはローカル（各自のPCなど）に保存、蓄積されますが、ビジネスSNSではネットワーク上の特定の場に情報を格納するところが最も異なります。通知はデータが更新された場合だけで、宛名の変更や追加、削除なども後から自由にできます。ローカルにはデータが溜まりません」
若手世代は「プッシュ感」に抵抗感
サイボウズの社内では、社員同士のＥメールのやり取りはゼロ。継続的な取引のある相手とのやり取りは、すべてSNSに置き換えられ、Ｅメールは外部からの問い合わせ対応など仕事のごく一部にとどまっているそうだ。
メールの誤送信がなくなり、テーマやプロジェクト単位にグループを作ったり、「スレッド式のネット掲示板」のようにメッセージを整理したりすることで、重要な連絡の見落としも減ったという。
個人が送信した連絡の内容も属人化させず、組織として共有されるので、ノウハウが蓄積できるようになり、ファイル容量やメールサーバの負担も軽減されている。これらの機能は、サイボウズ製品の「Office8」などを使うことで実現できる。
しかし、これだけＥメールが普及、浸透した中で、いまさら新しいツールに移行することなどありうるのだろうか。この点について大槻氏は「少なくとも社内の業務コミュニケーションは移行しやすいし、メリットも多い」としたうえで、特に若い世代の意識の変化を指摘する。
「次世代を担う若手社員は、社会人になる前からミクシィやツイッター、フェイスブックを使っていますが、企業SNSも基本的に同じしくみなので、かえって使いやすいと思います。Ｅメールのように一方的、強制的に送られてくる『プッシュ感』に抵抗を感じる人もいるのではないでしょうか」
